Belastingsamenwerking West-Brabant kiest voor GouwIT

29 juli 2019

Belastingsamenwerking West-Brabant (BWB) heeft de Europese aanbesteding van software voor belastingen afgerond met de gunning aan GouwIT. De BWB gaat met het belastingpakket van GouwIT een nieuwe fase in voor wat betreft het heffen en innen van lokale belastingen voor de deelnemers in het samenwerkingsverband. 

Historie
BWB was in 2012 een van de eerste nationale samenwerkingsverbanden op het gebied van lokale belastingheffing. Sindsdien is een groot deel van de Nederlandse gemeenten en waterschappen toegetreden tot een dergelijke samenwerkingsverband. Destijds werd de software voor belastingen aanbesteed via de BVP methode (ook wel prestatie inkoop genoemd) en resulteerde in de gunning aan de softwareleverancier Centric. Omdat het contract binnenkort de einddatum nadert is de BWB verplicht om de software opnieuw Europees aan te besteden.

Onafhankelijke positie van de softwareleverancier is voorbij
In de afgelopen jaren heeft de onafhankelijke positie van softwareleveranciers regelmatig de krantenkoppen gehaald, omdat zij met hun monopolypositie geen ruimte bieden voor eerlijke concurrentie. Om hier verandering in aan te brengen heeft de VNG onder andere de GIBIT voorwaarden opgesteld. De totstandkoming van de GIBIT is onderdeel van het programma Digitale Agenda 2020 wat als één van de speerpunten heeft om het ICT-opdrachtgeverschap bij gemeenten te professionaliseren.

BWB heeft nieuwe kijk op aanbesteding
Evenals VNG neemt de BWB graag het heft in eigen handen door de aanbestedingsprocedure op eigen manier vorm te geven. Voorafgaand aan de aanbesteding is een uitgebreid pakket met eisen en wensen (verdeeld over de categorieën: bedrijfsmatig, functioneel, technisch, vergoeding/tarieven) bekend gemaakt aan de leveranciers. Er is strikt stelling ingenomen dat als een leverancier niet aan de eisen van de BWB kan voldoen er geen samenwerking kan ontstaan. Het beoordelingssysteem kent een x aantal punten toe voor iedere afzonderlijke wens. Het uitgebreide wensenpakket heeft geleid tot gezonde competitie tussen de leveranciers. Om leveranciers nog scherper te stellen, vielen er extra punten te verdienen door toekomstige verbeteringen van de software te benoemen die gegarandeerd in de volgende versie terug te zien zijn. Het voordeel hiervan is dat we hierdoor zo efficiënt mogelijk kunnen werken en voorbereid zijn op de toekomst.

Beoordelen, vastleggen en juridisch afdwingbaar
Het aantrekkelijke van deze methode is enerzijds dat de medewerkers van BWB de inschrijvingen kunnen beoordelen aan de hand van de schriftelijke toelichting  door de leveranciers. Anderzijds worden op deze wijze alle prestaties en beloften schriftelijk vastgelegd in een document dat na ondertekening deel uitmaakt van de overeenkomst. Hierdoor wordt het juridisch afdwingbaar en dat is een van de fundamenten onder leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap.

Proof of Concept
Na de voorlopige gunning  is overgaan op de proof of concept (demonstratie). De leverancier met de hoogste score is uitgenodigd om een aantal vooraf geselecteerde wensen te demonstreren aan de beoordelaars. Op die manier kon worden vastgesteld of de leverancier kan waarmaken wat hij beschrijft bij de reactie op de wensen. Het beoordelingsteam adviseert de directie vervolgens met een GO of NO GO voor definitieve gunning.

Geen onderhandelingen tussen partijen
GouwIT doorstond de POC en het beoordelingsteam gaf een positief advies aan de directie. Het contract bij de gepubliceerde aanbesteding is inmiddels opgemaakt en ondertekend. Onderhandelen was niet meer nodig, omdat de leveranciers hebben ingeschreven onder voorwaarde dat ze instemmen met het contract en de voorwaarden.

Conflictpreventie
De ondertekende overeenkomst is gebaseerd op de GIBIT (gemeentelijke inkoopvoorwaarden bij IT), maar heeft op een aantal plaatsen een eigen karakter gekregen. Zo is bijvoorbeeld eenduidig stapsgewijs geprotocolleerd wat er moet gebeuren als partijen het ergens niet over eens zijn. Ook is vastgelegd dat als een geschil uitgroeit tot een conflict, dit voor een bindend vonnis zal worden voorgelegd aan een arbitrage instituut dat is gespecialiseerd in ICT vraagstukken. 

Fundament onder leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap
De hele aanbesteding tot en met de ondertekende contracten is uitgegroeid tot een gedegen fundament, waarmee de uitdagingen op het gebied van leveranciersmanagement en opdrachtgeverschap worden aangepakt. In dat fundament ligt eenduidig vast wat de BWB wél en niet mag verwachten van de leverancier en de software. Daardoor kan bij een verschil van inzicht snel worden vastgesteld wie het bij het rechte eind heeft. Dat voorkomt dat een geschil uitgroeit tot een conflict.

Gelijkheid
BWB beoogt geen eenzijdige relatie op basis van dominantie, maar een relatie op basis van gelijkheid. Beide partijen hebben immers dezelfde contracten getekend, volledig bewust van de inhoud. Alles wat er in staat zijn partijen bewust overeengekomen. Nu is het een kwestie van uitvoeren wat is overeengekomen en de daarbij gemaakte afspraken opvolgen.